Bedienungsanleitung

SalesDesk im Überblick

Was SalesDesk kann, welche Nutzungsart zu Ihnen passt und wo Sie was finden.

SalesDesk ist die App für alle, die im Vertrieb unterwegs sind: Außendienst, Handelsvertretung, Key Account und Messeteam. Sie erfassen Kontakte, dokumentieren Besuche, verfolgen jede Verkaufschance bis zum Abschluss und behalten Ihre Aufgaben im Blick – auf dem iPhone, iPad, Android-Gerät und im Büro im Browser.

Drei Arten, SalesDesk zu nutzen

Sie können später wechseln: Aus dem Gerätebetrieb verbinden Sie sich unter Mehr › Mit Firmenserver verbinden mit einem Server; die Daten auf dem Gerät bleiben erhalten. Wie die einzelnen Wege eingerichtet werden, steht in Installation und erster Start.

Die Stufen

• Free – dauerhaft kostenlos, nur auf dem Gerät: bis 50 Kontakte, 25 Leads und eine Firma. Besuche, Aufgaben, Visitenkarten-Scan, Pipeline, Tour und Export ohne Grenze.
• Pro – alles auf dem Gerät ohne Grenzen, dazu Diktat in jedem Feld, Handschrift mit dem Stift, Messe-Modus, Fragebögen und mehrere Firmen. Details: Lizenz und Stufen.
• Team-Server – für Firmen mit eigenem Server: Weboberfläche, Rollen und Rechte, Team-Übersicht, Kundenkarte, Microsoft 365, Firmenlogo, Schnittstellen. Pakete für 5, 10 oder 25 Nutzer.
• Cloud – wie Team-Server, aber von IKS betrieben. Siehe SalesDesk Cloud.

Wo finde ich was in der App?

Unten in der App sitzen fünf Reiter:

• Übersicht – Ihr Tag: Besuche und fällige Aufgaben, Ihre Woche, fällige Kunden, Pipeline-Wert. Siehe Startseite.
• Leads – alle Verkaufschancen. Siehe Leads und Verkaufsphasen.
• Besuchsberichte – Ihre Kundenbesuche. Siehe Besuchsberichte.
• Aufgaben – alles, was zu erledigen ist. Siehe Aufgaben.
• Mehr – Firmen, Kontakte, Pipeline, Messe-Modus, Tour, Fragebögen, Export, Einstellungen, Hilfe und Rechtliches.

Wo finde ich was in der Weboberfläche?

Links sitzt die Seitenleiste mit den Gruppen Vertrieb (Leads, Veranstaltungen, Besuchsberichte, Aufgaben), Kunden (Firmen, Kontakte, fällige Kunden, Kundenkarte), Auswertung (Pipeline, Team-Übersicht, Exporte, Suche), Werkzeuge (Digitale Visitenkarte, Importe, E-Mails) und Verwaltung. Oben rechts führt das ? jederzeit zum passenden Kapitel dieser Anleitung. Mehr dazu in Die Weboberfläche.

Weiter: Installation und erster Start

Installation und erster Start

App laden, Nutzungsart wählen und in zwei Minuten startklar sein – auf dem Gerät, am Firmenserver oder in der Cloud.

App installieren

1. Öffnen Sie auf dem iPhone oder iPad den App Store, auf Android Google Play, und suchen Sie nach SalesDesk.
2. Tippen Sie auf Laden bzw. Installieren. Die App ist kostenlos; Pro, Team-Server und Cloud werden später in der App freigeschaltet.
3. Öffnen Sie SalesDesk. Sie sehen den Startbildschirm mit den Funktionen und drei Wegen zum Start.

Weg 1: Nur auf diesem Gerät

1. Tippen Sie auf Nur auf diesem Gerät.
2. Geben Sie Ihren Namen ein (erscheint z. B. in Besuchsberichten), optional Ihre E-Mail und einen Firmennamen – z. B. Ihre Firma oder „Privat“. Diese Angaben bleiben auf dem Gerät.
3. Tippen Sie auf Loslegen. Fertig – Sie landen auf der Startseite.

Weg 2: Mit Firmenserver verbinden

Ihre Firma betreibt einen SalesDesk-Server und hat Ihnen ein Konto angelegt. Sie brauchen drei Angaben von Ihrer Verwaltung: die Server-Adresse (z. B. salesdesk.ihre-firma.de), Ihre E-Mail-Adresse und ein erstes Passwort.

1. Tippen Sie auf Mit Firmenserver verbinden.
2. Tragen Sie bei Server-Adresse die Adresse ein – ohne „https://“ geht es auch.
3. Geben Sie E-Mail und Passwort ein und tippen Sie auf Anmelden.
4. Ist bei Ihrer Firma Microsoft 365 eingerichtet, erscheint zusätzlich Mit Microsoft anmelden – dann melden Sie sich mit Ihrem Firmenkonto an.
5. Verlangt Ihre Firma die Zwei-Faktor-Anmeldung, geben Sie danach den sechsstelligen Code aus Ihrer Authenticator-App ein.
6. Beim ersten Mal lädt SalesDesk die Daten Ihrer Firma auf das Gerät. Das dauert je nach Menge einige Sekunden; oben rechts sehen Sie den Fortschritt.

Weg 3: Firma in der SalesDesk Cloud anlegen

Für Teams ohne eigenen Server. Sie werden Verwaltung Ihrer Firma und bezahlen über den App Store bzw. Google Play. Die genauen Schritte stehen in SalesDesk Cloud.

Berechtigungen

SalesDesk fragt erst, wenn Sie eine Funktion zum ersten Mal nutzen:

Haben Sie eine Berechtigung abgelehnt, erlauben Sie sie in den Einstellungen des Geräts unter SalesDesk.

Mehrere Konten und Firmen

Unter Mehr › Firmen & Konten wechseln Sie mit einem Tipp zwischen Firmen auf diesem Gerät und Server-Konten, z. B. wenn Sie für zwei Firmen arbeiten. Jede Firma hat ihre eigenen Daten.

Weiter: Vom ersten Kontakt bis zum Auftrag

Vom ersten Kontakt bis zum Auftrag

Der komplette Arbeitsablauf an einem Beispiel – mit einem Kapitel für jeden Schritt.

Dieses Kapitel zeigt den roten Faden. Jeder Schritt verweist auf das Kapitel mit allen Einzelheiten; mit Weiter am Ende jedes Kapitels gehen Sie die Kette der Reihe nach durch.

Das Beispiel

Sie lernen auf einer Messe Frau Hartmann von der Hanse Fördertechnik GmbH kennen. Sie interessiert sich für die Modernisierung eines Förderbands. Drei Wochen später besuchen Sie sie, schicken ein Angebot und gewinnen den Auftrag.

Der Ablauf

1. Vorbereiten: Die Messe ist als Veranstaltung angelegt, ein Messe-Fragebogen liegt bereit. → Messe-Modus, Fragebögen
2. Kontakt erfassen: Am Stand fotografieren Sie die Visitenkarte. SalesDesk legt Firma, Kontakt und einen Lead an, der automatisch zur Messe gehört. → Firmen, Kontakte und Visitenkarten
3. Bewerten: Sie geben dem Lead die Bewertung A – heiß, beantworten den Fragebogen und diktieren den Bedarf. → Leads und Verkaufsphasen, Diktat
4. Nachfassen: Am Abend schicken Sie eine Follow-up-Mail aus der Vorlage. → Follow-up-Mails
5. Termin planen: Sie legen eine Aufgabe „Termin vereinbaren“ mit Fälligkeit an; SalesDesk erinnert Sie. → Aufgaben
6. Besuchen: Am Besuchstag zeigt die Tour die Kunden in der Nähe. Beim Kunden checken Sie ein, danach diktieren Sie den Bericht. → Tour und fällige Kunden, Besuchsberichte
7. Phase pflegen: Der Lead wandert von Qualifiziert über In Bearbeitung zu Angebot/Follow-up; Sie tragen Potenzial und erwarteten Abschluss ein. → Leads
8. Überblick behalten: In der Pipeline sehen Sie, was diesen Monat realistisch reinkommt. → Pipeline
9. Abschließen: Mit Gewonnen ist der Auftrag im Trichter. → Pipeline
10. Im Büro: Die Vertriebsleitung sieht den Erfolg in der Team-Übersicht, der Innendienst exportiert die Messeleads. → Team-Übersicht, Exporte

Weiter: Startseite und Schnellerfassung

Startseite und Schnellerfassung

Was heute ansteht, wie Ihre Woche aussieht – und wie Sie alles mit einem Tipp erfassen.

Der Reiter Übersicht ist Ihr Arbeitsplatz für den Tag.

Was die Startseite zeigt

• Begrüßung mit den Zahlen Besuche heute und Aufgaben fällig.
• Heute: Besuche mit Uhrzeit und Aufgaben, die heute fällig oder überfällig sind. Antippen öffnet den Eintrag; Aufgaben haken Sie direkt ab.
• Ihre Woche: die Besuche und Leads der letzten sieben Tage als kleines Diagramm.
• Fällige Kunden: Kunden, deren Besuchsrhythmus abgelaufen ist, mit dem Knopf Tour planen. Siehe Tour und fällige Kunden.
• Pipeline: gewichteter Wert der offenen Leads und Abschlüsse der nächsten 30 Tage, mit Sprung Zur Pipeline.
• Aktive Messe: Läuft gerade der Messe-Modus, steht oben ein Feld „Aktive Messe – heute n Leads erfasst“; Antippen führt zurück an den Stand.
• So geht's los: In den ersten Tagen drei Schritte für den Einstieg (Visitenkarte scannen, Besuch erfassen, Aufgabe anlegen).

Schnellerfassung

Auf der Startseite erfassen Sie mit einem Tipp:

• Visitenkarte scannen – Kamera öffnet sich, Kontakt wird ausgefüllt.
• Neuer Besuch – leerer Besuchsbericht mit heutigem Datum.
• Neuer Lead.
• Neue Aufgabe.

Kurzbefehle am App-Symbol

Halten Sie das SalesDesk-Symbol auf dem Home-Bildschirm gedrückt. Es erscheinen Visitenkarte scannen, Neuer Besuch und Neuer Lead – ideal zwischen zwei Terminen, ohne die App erst zu öffnen.

Die Abgleich-Anzeige oben rechts

Antippen öffnet Synchronisierung, siehe Offline arbeiten. Im Gerätebetrieb gibt es keinen Abgleich und keine Anzeige.

Weiter: Firmen, Kontakte und Visitenkarten

Firmen, Kontakte und Visitenkarten

Kontakte in Sekunden per Foto oder QR-Code erfassen, Firmen pflegen, Kundenklassen und Besuchsrhythmus festlegen.

Visitenkarte fotografieren

1. Tippen Sie auf der Startseite auf Visitenkarte scannen – oder oben in der Kontaktliste auf QR-Code einer Visitenkarte scannen und dort auf Visitenkarte fotografieren (Texterkennung).
2. Halten Sie die Karte flach und gut beleuchtet ins Bild und lösen Sie aus.
3. SalesDesk erkennt den Text auf dem Gerät – es wird nichts ins Internet geschickt – und füllt Vorname, Nachname, Funktion, Firma, Telefon, Mobil, E-Mail, Website und Adresse vor.
4. Prüfen Sie die Vorschläge. Falsch zugeordnete Angaben tippen Sie an und korrigieren sie; über das Mikrofon können Sie auch diktieren.
5. Gibt es die Firma schon, wird sie zugeordnet. Sonst wählen Sie Firma anlegen und zuordnen.
6. Findet SalesDesk einen ähnlichen Kontakt (gleiche E-Mail, gleiche Telefonnummer, ähnlicher Name), erscheint ein Hinweis auf eine mögliche Dublette. Öffnen Sie dann lieber den vorhandenen Kontakt.
7. Tippen Sie auf Speichern. Erst jetzt wird etwas angelegt; das Foto der Karte wird nicht gespeichert, wenn Sie es nicht anhängen.

QR-Code einer digitalen Visitenkarte

Viele Karten tragen einen QR-Code mit einer vCard. In der Kontaktliste tippen Sie auf QR-Code einer Visitenkarte scannen. Kontaktdaten im Format vCard oder MECARD werden direkt übernommen. Ohne Kamera können Sie den Text der vCard auch einfügen.

Firma von Hand anlegen

1. Öffnen Sie Mehr › Firmen und tippen Sie auf +.
2. Pflichtfeld ist nur der Firmenname. Ergänzen Sie Straße, Hausnummer, PLZ, Ort und Land (ISO-Kürzel, z. B. DE) – daraus ermittelt SalesDesk die Kartenposition für die Tour.
3. Weitere Felder: Firmenzusatz, Website, zentrale E-Mail, Telefon, Branche, Kundennummer, Notizen.
4. Legen Sie die Kundenklasse fest (siehe unten).
5. Speichern.

Kundenklasse und Besuchsrhythmus

Statt der Klasse können Sie bei Besuchsintervall (Tage) einen eigenen Wert von 1 bis 730 eintragen; leer heißt „kein Rhythmus“. Aus Rhythmus und letztem Besuch berechnet SalesDesk die fälligen Kunden.

Kontakt anlegen und pflegen

1. Mehr › Kontakte › +, oder in einer Firma bei den Ansprechpartnern.
2. Felder: Vorname, Nachname, Funktion, Abteilung, geschäftliche E-Mail, Telefon, Mobil, bevorzugte Sprache (für Mails in der richtigen Sprache), Firma, Notizen.
3. In iPhone-Kontakte übernehmen speichert den Kontakt zusätzlich im Adressbuch des Geräts – über den Dialog des Systems.

Suchen

Mehr › Suche durchsucht Firmen, Kontakte, Leads und Besuche gleichzeitig – auch offline.

Weiter: Leads und Verkaufsphasen

Leads und Verkaufsphasen

Jede Verkaufschance mit Phase, Potenzial, Wahrscheinlichkeit und erwartetem Abschluss – vom Erstkontakt bis „Gewonnen“.

Ein Lead ist eine Verkaufschance: Ein Kunde hat Interesse an etwas, das Sie verkaufen möchten. Leads finden Sie im Reiter Leads, in der Weboberfläche unter Leads.

Lead anlegen

1. Tippen Sie auf Neuer Lead – auf der Startseite, im Reiter Leads (+) oder in einer Firma.
2. Titel: z. B. „Förderband-Modernisierung“. Leer lassen setzt den Namen bzw. die Firma ein.
3. Firma und Ansprechpartner wählen. Fehlt jemand, tippen Sie in der Auswahl den Namen ein und dann auf ＋ „Name“ neu anlegen.
4. Veranstaltung: nur bei Messe- oder Event-Leads.
5. Bedarf / Anforderung: was der Kunde braucht – gern per Diktat.
6. Interesse an: Hersteller, Produktgruppen oder Produkte antippen; mit Produkt scannen auch per Strichcode.
7. Verkaufsphase, Geschätztes Potenzial (Betrag in Euro) und Erwarteter Abschluss – das sind die Zahlen für die Pipeline.
8. Bewertung: A – heiß, B – warm, C – kalt. Sie hilft beim Sortieren und Nachfassen.
9. Priorität und Fällig am für die nächste Aktion.
10. Speichern.

Nächster Schritt als Aufgabe

Unten am Lead wählen Sie einen Nächsten Schritt: Angebot, Rückruf, Termin vereinbaren, Infomaterial senden oder Muster senden. SalesDesk legt daraus eine Aufgabe mit Bezug zum Lead an.

Die Verkaufsphasen

Jede Phase hat eine Abschlusswahrscheinlichkeit. Standard bei neuen Firmen:

Die Verwaltung passt Namen, Reihenfolge und Prozente in der Weboberfläche unter Einstellungen › Verkaufsphasen an, siehe Einstellungen.

Wahrscheinlichkeit und gewichteter Wert

Standardmäßig gilt die Wahrscheinlichkeit der Phase („wie Phase“). Weicht Ihre Einschätzung ab, tragen Sie bei Abschlusswahrscheinlichkeit (%) einen eigenen Wert ein. Der gewichtete Wert ist Potenzial × Wahrscheinlichkeit: 20.000 € bei 60 % ergeben 12.000 €. So zählt ein frisches Gespräch weniger als ein Angebot kurz vor der Unterschrift.

Lead gewinnen oder verlieren

Setzen Sie die Phase auf Gewonnen oder Verloren. Der Lead gilt dann als abgeschlossen, das Abschlussdatum wird gespeichert und er zählt in der Pipeline für Abschlussquote und Auftragswert.

Liste, Filter und Sortierung

• Nur offene blendet gewonnene und verlorene Leads aus.
• Sortierung: neueste zuerst, nächster Abschluss, höchster Wert oder zuletzt geändert.
• Eine Lupe durchsucht Titel, Firma und Ansprechpartner.

Aus einem Lead weiterarbeiten

• Neuer Besuch legt einen Besuchsbericht mit Firma und Ansprechpartner an.
• Follow-up-Mail öffnet eine Mailvorlage, siehe Follow-up-Mails.
• Fragebogen, wenn für Leads einer eingerichtet ist, siehe Fragebögen.
• Fotos und Dateien anhängen (Angebot, Skizze, Typenschild).

Weiter: Pipeline und Sales Funnel

Pipeline und Sales Funnel

Wie viele Chancen kommen wie weit – und was kommt diesen Monat realistisch rein? Trichter, Phasen-Tafel und Kennzahlen lesen.

Die Pipeline finden Sie unter Mehr › Pipeline und in der Weboberfläche unter Pipeline. Sie zeigt nur Leads, die Sie sehen dürfen.

Ansicht wählen

• Trichter & Auswertung: der Sales Funnel mit Kennzahlen.
• Phasen-Tafel: alle offenen Leads als Spalten je Phase, mit Summe je Spalte. In der Weboberfläche ziehen Sie Leads mit der Maus in eine andere Phase.

Oben wählen Sie den Zeitraum (3, 6, 12 oder 24 Monate) und die Kennzahl: Anzahl der Leads oder Wert in Euro. In der Weboberfläche filtern Sie zusätzlich nach Zuständigen und Veranstaltung.

Den Trichter lesen

1. Jede Stufe ist eine Verkaufsphase, von oben (früh) nach unten (Gewonnen).
2. Die Breite zeigt, wie viele Leads diese Phase mindestens erreicht haben – also diese und alle späteren Phasen bis Gewonnen. Deshalb wird der Trichter nach unten schmaler.
3. Die Prozentzahl zwischen zwei Stufen ist die Umwandlung: wie viele davon die nächste Phase erreicht haben. Ein starker Abfall zeigt, wo Chancen verloren gehen.
4. Phasen mit niedrigerer Wahrscheinlichkeit als eine frühere (z. B. „Zurückgestellt“) stehen als geparkt, nicht im Trichter daneben.
5. Gewonnen und Verloren zählen im gewählten Zeitraum, offene Leads unabhängig davon.

Die Kennzahlen

Gute Pflege in drei Regeln

• Jeder offene Lead hat ein Potenzial und einen erwarteten Abschluss.
• Die Phase wird nach jedem Kundenkontakt geprüft.
• Verlorene Chancen werden auf Verloren gesetzt – sonst verfälschen sie Quote und Prognose.

Weiter: Besuchsberichte

Besuchsberichte

Vom Check-in beim Kunden über das Diktat bis zum finalisierten Bericht mit Aufgaben und Lead.

Besuchsberichte finden Sie im Reiter Besuchsberichte, in der Weboberfläche unter Besuchsberichte.

Bericht anlegen

1. Tippen Sie auf Neuer Besuch – auf der Startseite, im Reiter Besuchsberichte, an einer Firma oder an einem Lead.
2. Firma wählen (Pflicht). Der Titel ergibt sich automatisch als „Besuch bei Firma“, wenn Sie ihn leer lassen.
3. Datum und Uhrzeit stehen auf jetzt; für geplante Besuche ändern Sie sie.
4. Teilnehmer beim Kunden wählen – fehlt jemand, Neuen Kontakt anlegen.
5. Besuchsart, Ort und Interne Teilnehmer nach Bedarf.

Beim Kunden: Check-in und Check-out

1. Tippen Sie bei Ankunft auf Check-in. SalesDesk speichert die Uhrzeit und – wenn erlaubt – den Standort mit der Entfernung zur Firmenadresse.
2. Beim Gehen tippen Sie auf Check-out. Die Dauer des Besuchs erscheint im Bericht.

Ob mit Firmenserver der Standort gespeichert wird, legt die Verwaltung in der Weboberfläche unter Vertriebsorganisation fest; im Gerätebetrieb bleibt er ohnehin auf dem Gerät. Mit Firmenserver sieht die Vertriebsleitung in der Team-Übersicht, welche Besuche mit Check-in stattfanden.

Den Bericht diktieren

1. Tippen Sie auf Diktieren.
2. Erzählen Sie frei. Mit Stichworten verteilen Sie den Text auf die Felder:

1. Tippen Sie auf Stopp und dann Weiter: auf den Bericht verteilen.
2. Die Vorschau zeigt, was wohin kommt. Vorgeschlagene Aufgaben wählen Sie an oder ab.
3. Übernehmen – der Text wird an vorhandene Angaben angehängt, nichts wird überschrieben.

Alles Weitere zur Spracheingabe steht in Diktat, Stift und Eingabehilfen.

Die Inhaltsfelder

• Anlass / Ziel, Gesprächsnotizen, Besprochene Themen, Kundenbedarf, Einwände, Ergebnis
• Vereinbarte Maßnahmen mit Zuständige Person und Fällig bis
• Besprochen (Hersteller, Gruppen, Produkte) – antippen oder per Strichcode
• Fotos und Dateien: Foto aufnehmen oder Datei hinzufügen (z. B. Typenschild, Skizze, Protokoll). Auf dem iPad können Sie auch eine Skizze mit dem Stift anhängen.
• Fragebogen / Checkliste, wenn Ihre Firma einen für Besuche eingerichtet hat, siehe Fragebögen. Pflichtfragen müssen vor dem Finalisieren beantwortet sein.

Finalisieren

Ist der Bericht fertig, tippen Sie auf Finalisieren und bestätigen. Ab dann gilt er als abgeschlossen:

• Spätere Änderungen sind möglich, verlangen aber eine Begründung der Änderung.
• Jede Fassung steht im Änderungsverlauf (Finalisiert, Geändert).
• Ohne Netz wird der finale Bericht übertragen, sobald wieder Verbindung besteht („Finalisiert – wird bei Verbindung übertragen“).

Aus dem Besuch weiterarbeiten

• Lead daraus anlegen übernimmt Firma, Teilnehmer und Bedarf in einen neuen Lead.
• Follow-up-Mail an die Teilnehmer, siehe Follow-up-Mails.
• In Kalender eintragen legt den Termin im Kalender des Geräts an.
• Der Besuch setzt den letzten Besuch der Firma; damit verschwindet sie aus den fälligen Kunden.

Weiter: Aufgaben und Erinnerungen

Aufgaben und Erinnerungen

Aufgaben anlegen, zuweisen, abhaken und rechtzeitig erinnert werden – auch per Kalender-Abo in Outlook.

Aufgabe anlegen

1. Neue Aufgabe auf der Startseite oder im Reiter Aufgaben.
2. Titel (z. B. „Angebot senden“) und optional Beschreibung.
3. Fällig am und Priorität (Niedrig, Normal, Hoch).
4. Verantwortlich: Sie selbst oder – mit Firmenserver – ein Kollege.
5. Bezug: Firma, Kontakt, Lead, Besuch oder Veranstaltung. So finden Sie die Aufgabe auch dort.
6. Speichern.

Aufgaben entstehen auch automatisch: aus dem Nächsten Schritt am Lead und aus „Aufgabe … bis …“ beim Diktat.

Erledigen

Tippen Sie auf den Kreis vor der Aufgabe – sie ist erledigt. Mit Wieder öffnen holen Sie sie zurück. Abgebrochen markiert Aufgaben, die sich erledigt haben, ohne dass etwas getan wurde.

Filter

• Nur meine – Aufgaben, für die Sie verantwortlich sind.
• Überfällig – Fälligkeit liegt in der Vergangenheit.

Heute fällige und überfällige Aufgaben stehen außerdem auf der Startseite.

Erinnerungen einschalten

1. Mehr › Einstellungen › Erinnerungen auf An stellen.
2. Mitteilungen erlauben, wenn das Gerät fragt.
3. SalesDesk meldet sich morgens um 7:30 mit den heute fälligen Aufgaben und Wiedervorlagen. Die Erinnerungen werden auf dem Gerät geplant und kommen auch ohne Netz.

Kalender-Abo (mit Firmenserver)

Besuche, Aufgaben und Messen erscheinen auf Wunsch in Outlook oder im iPhone-Kalender:

1. Mehr › Kalender-Abo oder in der Weboberfläche unter Einstellungen.
2. Abo-Adresse erzeugen.
3. Im iPhone-Kalender abonnieren – oder die Adresse kopieren und in Outlook unter „Kalender hinzufügen › Aus dem Internet“ einfügen.
4. Die Adresse ist persönlich. Geht sie verloren, erzeugen Sie eine neue Adresse; die alte wird ungültig. Kalender-Abo beenden schaltet sie ab.

Weiter: Messe-Modus

Messe-Modus

Messe vorbereiten, am Stand in Sekunden erfassen, Ausweise abgleichen und nach der Messe gezielt nachfassen.

Der Messe-Modus ist für den Stand gebaut: große Knöpfe, ein Tipp pro Kontakt, jeder Lead gehört automatisch zur Messe. Er gehört zu Pro bzw. ist mit Firmenserver und Cloud enthalten.

Vor der Messe

1. Messe anlegen: In der App unter Mehr › Messe-Modus › Neue Messe (Name, Ort, Beginn, Ende) – oder im Büro unter Veranstaltungen, siehe Veranstaltungen. Dort tragen Sie auch die zuständigen Mitarbeiter ein.
2. Fragebogen vorbereiten (optional): eine Vorlage mit Verwenden bei: Messe/Lead, z. B. „Interesse an“, „Projektzeitraum“, „Entscheider?“. Siehe Fragebögen.
3. Mail-Vorlage für das Nachfassen anlegen, siehe Follow-up-Mails.
4. Am Vorabend die App einmal öffnen, damit alles auf dem Gerät ist – auf Messen ist das Netz oft schlecht.

Am Stand

1. Mehr › Messe-Modus öffnen, die Messe wählen und Anlegen und starten bzw. antippen. Die Startseite zeigt nun „Aktive Messe“.
2. Für jeden Besucher einer der vier Knöpfe: - Visitenkarte scannen – Foto, Texterkennung, Kontakt prüfen, speichern. - Besucherausweis scannen – QR- oder Strichcode des Messeausweises. Die Kontaktdaten kommen nach der Messe mit der Lead-Liste des Veranstalters (siehe unten). Bis dahin steht am Lead „Daten folgen“. - Kontakt ohne Karte – Name und Firma eintippen oder diktieren. - Nur Lead/Notiz – wenn Sie den Namen nicht haben, aber die Chance festhalten wollen.
3. Danach öffnet sich der Lead: Bewertung A/B/C setzen, Interesse an antippen, Bedarf diktieren (Stichworte: „Bewertung A“, „Interesse an …“, „Budget 10.000 Euro“, „Angebot bis Freitag“).
4. Ist ein Fragebogen eingerichtet, Fragebogen bearbeiten – auch per Fragebogen diktieren. Die Liste zeigt „Fragebogen fertig“ oder „Fragebogen offen“.
5. Zurück zur Messe – der Zähler zeigt Heute und Gesamt.

Messe wechseln oder beenden schaltet den Modus aus; die Leads bleiben der Messe zugeordnet.

Nach der Messe

1. Ausweise abgleichen (mit Firmenserver/Cloud, im Büro): In der Weboberfläche unter Veranstaltungen die Messe öffnen und bei Besucherausweise abgleichen die Lead-Liste des Veranstalters (CSV oder Excel) hochladen. Die Ausweis-Nummer verbindet die Zeilen mit den gescannten Leads; Kontakte und Firmen werden angelegt. Die Vorschau zeigt vorher, wie viele Zeilen passen.
2. Nachfassen: Leads der Messe nach Bewertung durchgehen, A-Leads zuerst. Follow-up-Mail am Lead öffnet die Vorlage mit den Daten des Kontakts.
3. Aufgaben für Rückrufe und Angebote anlegen, Phasen pflegen – siehe Leads.
4. Auswerten: Die Veranstaltung zeigt die Statistik nach Mitarbeiter und Status. Leadliste exportieren erstellt eine PDF- oder Word-Liste, siehe Exporte.

Weiter: Tour, Karte und fällige Kunden

Tour, Karte und fällige Kunden

Wen sollten Sie besuchen, wer ist gerade in der Nähe, und in welcher Reihenfolge fahren Sie?

Fällige Kunden

Mehr › Fällige Kunden listet Kunden, deren letzter Besuch länger zurückliegt als ihr Besuchsrhythmus – die am längsten überfälligen zuerst. Grundlage ist die Kundenklasse (A 30, B 90, C 180 Tage) oder ein eigenes Intervall an der Firma, siehe Firmen und Kontakte.

• Jetzt fällig und Nächste 14 Tage trennen dringend von bald.
• Jede Zeile zeigt „seit n Tagen überfällig“ oder „noch nie besucht“.
• Nur meine Kunden zeigt mit Firmenserver nur Firmen, für die Sie zuständig sind.
• Ein neuer Besuchsbericht bei der Firma setzt den Rhythmus zurück.

Tour planen

1. Mehr › Tour & Karte oder Tour planen auf der Startseite.
2. Meinen Standort verwenden – SalesDesk zeigt Kunden im gewählten Umkreis, fällige markiert.
3. Kunden antippen, die Sie besuchen möchten.
4. Tour mit n Zielen planen – SalesDesk sortiert die Reihenfolge nach Luftlinie und zeigt die ungefähre Strecke.
5. Ganze Tour in Google Maps starten oder Erstes Ziel in Apple Karten; mit Zum ersten Ziel navigieren starten Sie Ihre gewählte Navigations-App.
6. Ziele ändern, wenn sich der Tag verschiebt.

Welche Navigations-App startet (Apple Karten, Google Maps, Waze oder jedes Mal fragen), stellen Sie unter Mehr › Einstellungen › Navigations-App ein.

Kundenkarte im Büro

Mit Firmenserver zeigt die Weboberfläche alle Kunden auf einer Karte mit Ampelfarben (überfällig, in 14 Tagen fällig, nicht fällig, ohne Intervall), siehe Team-Übersicht und Kundenkarte.

Weiter: Diktat, Stift und Eingabehilfen

Diktat, Stift und Eingabehilfen

Sprechen statt tippen in jedem Feld, schlaue Verteilung auf mehrere Felder, Handschrift und Skizzen mit dem Stift.

Mikrofon an jedem Feld

Neben jedem Textfeld sitzt ein Mikrofon. Tippen, sprechen, Einfügen – der Text wird an den vorhandenen Inhalt angehängt. Zahlenfelder (PLZ, Beträge) haben bewusst kein Mikrofon; dort ist Tippen schneller.

Alles auf einmal diktieren

An Besuch, Lead, Kontakt, Firma, Aufgabe, Messe und Fragebogen gibt es oben Alles diktieren. SalesDesk verteilt das Gesagte anhand von Stichworten:

Vor dem Übernehmen zeigt eine Vorschau, was wohin kommt. Nichts wird ohne Ihr Übernehmen gespeichert.

Datenschutz bei der Spracherkennung

Unterstützt Ihr Gerät die Erkennung auf dem Gerät, nutzt SalesDesk ausschließlich diese – Anzeige Erkennung auf dem Gerät. Sonst verarbeitet Apple bzw. Google die Aufnahme (Anzeige Erkennung über Apple (Internet). SalesDesk speichert keine Tonaufnahmen. Details: Datenschutzerklärung.

Stift auf dem iPad

• Das Stift-Symbol an jedem Feld öffnet eine Schreibfläche; die Handschrift wird auf dem Gerät in Text umgewandelt.
• Skizze / Handnotiz zeichnet eine Skizze (Farbe, Strichstärke, Rückgängig) und speichert sie mit Als Anhang speichern am Datensatz.

Einstellungen

Unter Mehr › Einstellungen blenden Sie Mikrofon an jedem Eingabefeld und Stift-Symbol an jedem Eingabefeld (Tablet) aus, wenn Sie sie nicht brauchen.

Weiter: Follow-up-Mails und digitale Visitenkarte

Follow-up-Mails und digitale Visitenkarte

Nachfassen mit Mailvorlagen in der richtigen Sprache – und die eigene Visitenkarte per QR-Code weitergeben.

Follow-up-Mail schreiben

1. Öffnen Sie einen Lead, Kontakt oder Besuch und tippen Sie auf Follow-up-Mail.
2. Vorlage wählen. SalesDesk schlägt eine Vorlage in der bevorzugten Sprache des Kontakts und – bei Messeleads – für die passende Messe vor.
3. An, Betreff und Text sind ausgefüllt; ändern Sie, was Sie möchten.
4. In Mail-App öffnen – die Mail öffnet sich in Ihrem Mailprogramm. Dort ergänzen Sie Anhänge (z. B. Prospekt) und senden.

Fehlt beim Kontakt die E-Mail-Adresse, erscheint „Keine E-Mail-Adresse hinterlegt – bitte oben eintragen“.

Vorlagen anlegen und anpassen

1. In der Vorlagenauswahl Neue Vorlage oder Diese Vorlage anpassen.
2. Name der Vorlage, Betreff und Text.
3. Sprache des Empfängers (oder alle) und Nur für Messe (oder alle Messen) einschränken.
4. Platzhalter in geschweiften Klammern werden beim Öffnen ersetzt:

Mit Firmenserver pflegt die Verwaltung gemeinsame Vorlagen in der Weboberfläche unter Einstellungen › E-Mail-Vorlagen.

Digitale Visitenkarte (mit Firmenserver und Cloud)

1. Mehr › Digitale Visitenkarte zeigt einen QR-Code mit Ihrer vCard.
2. Ihr Gegenüber scannt ihn mit der Kamera und speichert Sie mit einem Tipp im Adressbuch – ohne Internet.
3. vCard teilen schickt die Karte per Mail, Nachricht oder AirDrop.
4. Welche Felder geteilt werden (Telefon, Mobil, Adresse, Website, LinkedIn, kurzer Zusatz), legen Sie in der Weboberfläche unter Digitale Visitenkarte fest. Der Name wird immer geteilt, die Firma kommt aus dem Firmendesign.

Weiter: Fragebögen und Checklisten

Fragebögen und Checklisten

Bedarfsanalysen, Messefragen und Checklisten einheitlich erfassen – mit Pflichtfragen und eigenen Vorlagen.

Fragebögen sorgen dafür, dass alle im Team dieselben Fragen stellen. Sie hängen am Besuch oder am Messe-Lead.

Vorlage anlegen

1. App: Mehr › Fragebögen – Weboberfläche: Fragebögen. Mit Firmenserver legt die Verwaltung Vorlagen für alle an.
2. Neue Vorlage – oder Beispielvorlagen anlegen als Ausgangspunkt.
3. Name, z. B. „Messe-Fragebogen 2027“.
4. Verwenden bei: Besuch oder Messe/Lead. Optional Nur für Messe (eine bestimmte Veranstaltung) bzw. Nur für Besuchsart.
5. Frage hinzufügen und die Antwortart wählen:

1. Pflicht markieren, wenn die Frage beantwortet sein muss. Mit Nach oben / Nach unten ordnen Sie die Fragen.
2. Aktiv schalten und speichern.

Fragebogen ausfüllen

Am Besuch bzw. Lead erscheint der passende Fragebogen. Antippen, beantworten – oder Fragebogen diktieren („Anzahl Schaltschränke 12. Entscheider Technik.“). Fehlen Pflichtangaben, zeigt SalesDesk „Bitte noch ergänzen: …“; ein Besuch mit offenen Pflichtfragen lässt sich nicht finalisieren.

Auswerten

Antworten stehen im Export der Leads bzw. Besuche, siehe Exporte.

Weiter: Offline arbeiten und Abgleich

Offline arbeiten und Abgleich

Kein Netz im Funkloch – SalesDesk arbeitet weiter und gleicht später ab. So lösen Sie Konflikte.

So funktioniert der Abgleich

Alles, was Sie erfassen, wird zuerst auf dem Gerät gespeichert und dann zum Server übertragen: beim Start, wenn die Verbindung zurückkommt, wenn Sie die App wieder öffnen, alle zwei Minuten im Vordergrund und kurz nach jeder Änderung. Änderungen der Kollegen kommen auf demselben Weg zu Ihnen.

Die Seite Synchronisierung

Mehr › Synchronisierung zeigt:

• Verbunden / Offline und wann zuletzt abgeglichen wurde,
• wie viele Änderungen warten und wie viele Fotos auf Upload warten,
• Probleme, die Ihre Entscheidung brauchen.

Jetzt abgleichen stößt die Übertragung an. Vollständig abgleichen lädt alle Daten neu und entfernt auf dem Gerät, was auf dem Server nicht mehr sichtbar ist – hilfreich, wenn etwas fehlt. Nicht übertragene Änderungen bleiben dabei erhalten.

Konflikte lösen

Ein Konflikt entsteht, wenn Sie und ein Kollege denselben Datensatz gleichzeitig geändert haben.

1. Öffnen Sie Synchronisierung. Unter Warteschlange steht der Eintrag mit Konflikt und dem Grund, z. B. „Dieselben Felder wurden zwischenzeitlich auf dem Server geändert“.
2. Tippen Sie ihn an. Für jedes betroffene Feld sehen Sie Meins und Server.
3. Wählen Sie je Feld Meine Version oder Server-Version und tippen Sie auf Auswahl übernehmen.
4. Weitere Möglichkeiten je nach Fall: - Meine Änderung trotzdem senden – Ihre Fassung gilt. - Als neuen Datensatz anlegen – wenn der Datensatz auf dem Server gelöscht wurde. - Mit Begründung senden – wenn der Bericht inzwischen final ist. - Meine Änderung verwerfen – die Server-Fassung gilt, Ihre Änderung geht verloren.

Datensätze, die noch nicht übertragen sind, tragen in Listen eine kleine Markierung („Noch nicht übertragen“).

Fotos

Fotos werden nach dem Datensatz hochgeladen. Bei schlechtem Netz warten sie; Upload fehlgeschlagen wiederholen Sie auf der Seite Synchronisierung.

„Nur lesen“

Ist die Lizenz Ihres Servers abgelaufen, bleiben Änderungen auf dem Gerät wartend, bis die Lizenz erneuert ist – es geht nichts verloren. Siehe Lizenz und Stufen.

Weiter: Mehrere Firmen, Export und Sicherung

Mehrere Firmen, Export und Sicherung

Im Gerätebetrieb gehören die Daten Ihnen – so führen Sie mehrere Firmen, exportieren nach Excel und sichern alles für ein neues Gerät.

Mehrere Firmen auf einem Gerät (Pro)

1. Mehr › Firmen & Konten.
2. Weitere Firma anlegen, Namen eingeben. Jede Firma hat getrennte Daten.
3. Antippen wechselt die Firma. Firma umbenennen und Firma löschen (löscht alle Daten und Dateien dieser Firma endgültig) finden Sie dort ebenfalls.

Export nach Excel oder CSV

1. Mehr › Export & Sicherung.
2. Bereiche wählen: Firmen, Kontakte, Leads, Besuchsberichte, Aufgaben, Veranstaltungen.
3. Als Excel oder Als CSV – die Datei öffnet sich zum Teilen, z. B. per Mail an das Büro oder in „Dateien“.

Sicherung erstellen

1. Mehr › Export & Sicherung › Sicherung erstellen.
2. Die Sicherung ist eine ZIP-Datei mit allen Daten, Fotos und Dateien der aktuellen Firma.
3. Speichern Sie sie an einem sicheren Ort, z. B. iCloud Drive, OneDrive oder auf dem PC.

Auf einem neuen Gerät wiederherstellen

1. SalesDesk auf dem neuen Gerät installieren und Nur auf diesem Gerät einrichten.
2. Mehr › Export & Sicherung › Sicherung wiederherstellen und die ZIP-Datei wählen.
3. Bestätigen. Alle aktuellen Daten der gewählten Firma werden durch die Sicherung ersetzt.

Wechsel zum Firmenserver oder in die Cloud

Mehr › Mit Firmenserver verbinden meldet Sie zusätzlich an einem Server an; die Gerätedaten bleiben als eigene Firma erhalten. Daten übertragen Sie per Export und Import in der Weboberfläche. Eine eigene Cloud-Firma legen Sie unter Mehr › Lizenz & Stufen › SalesDesk Cloud an, siehe SalesDesk Cloud.

Weiter: Lizenz, Stufen und Käufe

Lizenz, Stufen und Käufe

Free, Pro, Team-Server und Cloud – was enthalten ist, wie Sie kaufen, wiederherstellen und kündigen, und was beim Ablauf passiert.

Mehr › Lizenz & Stufen zeigt Ihren aktuellen Stand und vergleicht alle Stufen. In der Weboberfläche: Lizenz.

Im Gerätebetrieb: Free und Pro

Free ist dauerhaft kostenlos: bis 50 Kontakte, 25 Leads und eine Firma. Besuche, Aufgaben und Export haben keine Grenze. Pro hebt die Grenzen auf und schaltet Diktat in jedem Feld, Stift, Messe-Modus, Fragebögen und mehrere Firmen frei.

Pro kaufen:

1. Mehr › Lizenz & Stufen.
2. Bei Pro wählen: Monatlich, Jährlich (günstiger) oder Einmalig, dauerhaft.
3. Pro freischalten und den Kauf mit Face ID bzw. Ihrem Google-Konto bestätigen.
4. Pro ist sofort aktiv – auch offline.

Team-Server-Abo

Für Firmen mit eigenem Server. Die Person, die den Server verwaltet, kauft in der App:

1. Mehr › Lizenz & Stufen › Team-Server: Nutzerzahl (5, 10 oder 25) und Abrechnung wählen.
2. Team-Server abonnieren.
3. Die App öffnet Firmenserver mit Download und Einrichtung, siehe Firmenserver installieren.
4. Sobald Sie sich mit dieser App als Verwaltung am neuen Server anmelden, überträgt sie das Abo automatisch. Die Mitarbeiter nutzen die App kostenlos.

Cloud-Abo

Siehe SalesDesk Cloud. In einer Cloud-Firma vergrößert die Verwaltung das Paket unter Lizenz & Stufen › SalesDesk Cloud.

Käufe wiederherstellen, Abos verwalten und kündigen

• Käufe wiederherstellen – nach Neuinstallation oder auf einem weiteren Gerät mit demselben Apple- bzw. Google-Konto.
• Abos verwalten öffnet die Abo-Verwaltung von Apple bzw. Google. Dort kündigen Sie oder wechseln die Laufzeit. Abos verlängern sich automatisch, wenn sie nicht spätestens 24 Stunden vor Ablauf gekündigt werden.
• Rechnungen und Erstattungen laufen über Apple bzw. Google (reportaproblem.apple.com).

Mit Firmenserver: der Lizenzstand

Plätze: Die Lizenz legt fest, wie viele aktive Benutzer möglich sind („4 von 5 belegt“). Deaktivierte Benutzer belegen keinen Platz. Wie die Verwaltung eine Lizenzdatei hochlädt, steht in Lizenz in der Weboberfläche.

Weiter: Die Weboberfläche

Die Weboberfläche

Anmelden im Browser, Aufbau der Seiten, Schnellsuche, Übersicht und die Hilfe auf jeder Seite.

Mit Firmenserver oder Cloud arbeiten Büro, Innendienst und Vertriebsleitung im Browser – mit denselben Daten wie die App.

Anmelden

1. Öffnen Sie die Adresse Ihres Servers im Browser (z. B. https://salesdesk.ihre-firma.de, Cloud: https://cloud.iks-solutions.com). Empfohlen: aktuelle Versionen von Edge, Chrome, Firefox oder Safari.
2. E-Mail und Passwort eingeben – oder Mit Microsoft anmelden, wenn eingerichtet.
3. Ist Zwei-Faktor aktiv, den Code aus der Authenticator-App eingeben.

Verlangt Ihre Firma Zwei-Faktor für Verwaltungsrollen und haben Sie sie noch nicht eingerichtet, führt SalesDesk Sie zuerst durch die Einrichtung, siehe Einstellungen.

Aufbau

• Seitenleiste links mit den Gruppen Vertrieb, Kunden, Auswertung, Werkzeuge und Verwaltung. Die Gruppen lassen sich einklappen; auf dem Handy öffnet das Menü-Symbol die Leiste.
• Kopfzeile mit Schnellsuche, dem ? für die Hilfe zur aktuellen Seite und Ihrem Profil.
• Sie sehen nur Menüpunkte, für die Sie Rechte haben.

Schnellsuche

Strg + K (Mac: ⌘ + K) öffnet die Suche von überall. Tippen Sie einen Namen, eine Firma oder einen Lead – Eingabetaste öffnet den Treffer. Die ausführliche Suche finden Sie unter Suche.

Die Übersicht

Übersicht zeigt Kennzahl-Kacheln (offene Leads, neue Leads in 7 Tagen, Besuche heute und diese Woche, offene und überfällige Aufgaben, Pipeline gewichtet, Abschlüsse in 30 Tagen), das Wochendiagramm, Heute mit Ihren Terminen und Aufgaben, Leads nach Status und je Veranstaltung sowie zuletzt bearbeitete Einträge. Jede Kachel führt zur passenden Liste.

Hell, dunkel und Sprache

Unter Einstellungen wählen Sie die Darstellung – Hell, Dunkel oder wie das System (gilt für diesen Browser) – und die Sprache der Oberfläche (Deutsch, Englisch oder Unternehmens-Standard).

Hilfe auf jeder Seite

Das ? oben rechts öffnet Hilfe direkt beim Kapitel zur aktuellen Seite.

Weiter: Listen, Bearbeiten und Papierkorb

Listen, Bearbeiten und Papierkorb

Leads, Firmen, Kontakte, Besuche und Aufgaben im Browser filtern, bearbeiten, gesammelt exportieren und gelöschte Einträge zurückholen.

Listen

Leads, Firmen, Kontakte, Besuchsberichte und Aufgaben funktionieren gleich:

• Suchfeld oben filtert sofort.
• Filter je Liste – bei Leads z. B. Verkaufsphase, Nur offene und die Sortierung (neueste zuerst, nächster Abschluss, höchster Wert, zuletzt geändert); bei Aufgaben „Nur meine“ und „Überfällig“.
• Lange Listen sind in Seiten aufgeteilt; oben steht die Zahl der Treffer.
• Neu (z. B. Neuer Lead legt einen Eintrag an.
• Für Listen als Datei nutzen Sie Exporte; einen einzelnen Besuchsbericht laden Sie auf seiner Seite direkt als PDF oder Word herunter.

Bearbeiten

Ein Klick öffnet die Detailseite. Felder ändern, Speichern. Hat ein Kollege den Eintrag inzwischen geändert, warnt SalesDesk beim Speichern statt still zu überschreiben: Laden Sie den Eintrag neu und tragen Sie Ihre Änderung noch einmal ein.

An Firmen sehen Sie Ansprechpartner, Leads, Besuche und Aufgaben der Firma, an Kontakten die Leads und Besuche, an Leads den Verlauf.

Rechte

Was Sie sehen und ändern dürfen, legen die Rollen fest (siehe Benutzer und Rollen. Mit „eigene“-Leserecht sehen Vertriebsmitarbeiter nur ihre zugewiesenen Firmen bzw. die ihres Gebiets, siehe Vertriebsorganisation.

Papierkorb

Gelöschte Einträge landen im Papierkorb. Dort sehen Sie Datensatz, Gelöscht am und Gelöscht von und holen Einträge mit Wiederherstellen zurück. Nach welcher Frist gelöschte Datensätze endgültig bereinigt werden (Kontakte anonymisieren, Anhänge löschen), stellt die Verwaltung unter Einstellungen › Sicherheit und Datenschutz ein – leer heißt: unbegrenzt aufbewahren.

Weiter: Veranstaltungen und Messen

Veranstaltungen und Messen

Messen anlegen, Team zuordnen, Besucherausweise abgleichen, Statistik ansehen und Leadlisten erzeugen.

Veranstaltung anlegen

1. Veranstaltungen › Neue Veranstaltung.
2. Name, Ort, Beginn, Ende, optional Beschreibung und Interne Hinweise (Standnummer, Aufbau, Ansprechpartner).
3. Zuständige Mitarbeiter auswählen – sie sehen die Messe in der App im Messe-Modus.
4. Speichern. Nur kommende blendet vergangene Veranstaltungen aus.

Während und nach der Messe

• Leads dieser Veranstaltung zeigt alle am Stand erfassten Leads mit Bewertung, Zuständigem und Fragebogenstand.
• Statistik: Leads nach Mitarbeiter und nach Status.

Besucherausweise abgleichen

Wurden am Stand Ausweise gescannt, liefert der Veranstalter nach der Messe eine Lead-Liste (CSV oder Excel).

1. Veranstaltung öffnen › Besucherausweise abgleichen.
2. Datei hochladen. SalesDesk erkennt die Spalten (Ausweis-Nummer, Name, Firma, E-Mail …) und zeigt Erkannte Spalten.
3. Die Vorschau zeigt: Zeilen gesamt, passende Leads, schon verknüpfte, Zeilen ohne Lead.
4. Übernehmen – Kontakte und Firmen werden angelegt und mit den Leads verbunden („Angelegt: n Kontakte, n Firmen“).

Leadliste

Leadliste exportieren erzeugt eine Liste als PDF oder Word – z. B. für die Nachbesprechung. Weitere Formate siehe Exporte.

Weiter: Import aus Excel und CSV

Import aus Excel und CSV

Bestehende Firmen, Kontakte und Leads in vier Schritten übernehmen – mit Dublettenprüfung, Vorschau, Fehlerbericht und Rücknahme.

Der Import-Assistent übernimmt Daten aus anderen Programmen. Er braucht das Recht „Import“ und Schreibrechte für den Bereich.

Datei vorbereiten

• Format XLSX oder CSV (UTF-8 oder Windows-1252, Trennzeichen wird erkannt), höchstens 20 MB und 20.000 Zeilen.
• Erste Zeile mit Spaltenüberschriften, eine Zeile je Datensatz.
• Datum als TT.MM.JJJJ oder JJJJ-MM-TT, Länder als ISO-Code (DE, AT, CH), Prioritäten als niedrig/normal/hoch.
• Für Kontakte die Firma als Spalte (Name), für Leads Firma, Kontakt-E-Mail, Status und ggf. Veranstaltung.
• Reihenfolge bei mehreren Dateien: erst Firmen, dann Kontakte, dann Leads.

Schritt 1: Datei

1. Neuer Import, Importieren nach Firmen, Kontakte oder Leads wählen.
2. Datei auswählen (XLSX oder CSV).
3. Bei Excel ggf. Tabellenblatt und Zeile mit Überschriften wählen.

Schritt 2: Zuordnung

1. Für jede Spalte das SalesDesk-Feld wählen; Beispielwerte helfen. Unbenötigte Spalten auf – nicht importieren –.
2. Ein gespeichertes Zuordnungsprofil setzt alles auf einmal; „automatisch zuordnen“ erkennt übliche Überschriften.
3. Doppelte Datensätze: Wählen Sie, woran gleiche Einträge erkannt werden (externe ID, Kundennummer, Name und Ort, E-Mail-Adresse, Name und Firma) und was dann passiert: - überspringen (empfohlen), - mit den Werten der Datei aktualisieren – optional Nur leere Felder füllen, - trotzdem neu anlegen.
4. Fehlende Firmen anlegen (bei Kontakten und Leads), Quellsystem für externe IDs und Zahlenformat einstellen.
5. Zuordnung als Profil speichern für den nächsten Import.

Schritt 3: Prüfung

Prüfen (Vorschau) simuliert den Import ohne etwas zu ändern. Jede Zeile bekommt einen Stand – wird angelegt, wird aktualisiert, wird übersprungen oder Fehler – mit Hinweis, z. B. „Pflichtfeld fehlt“, „Ungültiges Datum“, „Firma wird neu angelegt“, „Bereits vorhanden“. Nur Hinweise und Fehler filtert. Der Fehlerbericht (Excel) listet alle Zeilen mit Grund – korrigieren Sie die Datei oder die Zuordnung ändern.

Schritt 4: Import

n Datensätze importieren und bestätigen. Der Import läuft im Hintergrund; das Ergebnis zeigt angelegt, aktualisiert, übersprungen.

Import zurücknehmen

Unter Letzte Importe nimmt Import zurücknehmen alle angelegten Datensätze wieder heraus und setzt aktualisierte zurück. Datensätze, die seit dem Import geändert wurden, bleiben unangetastet („Seit dem Import geändert – nicht zurückgenommen“).

Weiter: Exporte

Exporte

Listen und Berichte als Excel, CSV, PDF oder Word – mit Feldauswahl, Filtern, Profilen und Gesamtexport.

In der Weboberfläche

1. Exporte öffnen.
2. Bereich wählen (Firmen, Kontakte, Leads, Besuchsberichte, Aufgaben, Veranstaltungen).
3. Felder auswählen – Standardauswahl oder Alle; Antworten aus Fragebögen sind wählbar.
4. Filter setzen, z. B. Zeitraum, Status, Zuständige, Veranstaltung.
5. Format: - Excel und CSV (Trennzeichen Semikolon für Excel deutsch, Komma oder Tabulator; Mit BOM für Umlaute in Excel), - PDF und Word mit Darstellung Tabelle oder je Datensatz ausführlich, Hoch- oder Querformat; bei Veranstaltungen optional Leadliste je Veranstaltung anhängen. PDF und Word tragen Logo und Kopf-/Fußzeile aus dem Firmendesign.
6. Export starten. Große Exporte laufen im Hintergrund; die fertige Datei steht in der Liste der Exporte zum Herunterladen.
7. Als Exportprofil speichern merkt sich Bereich, Felder, Filter und Format.

Gesamtexport

Unten auf der Seite Exporte erzeugt Alle Daten exportieren eine ZIP-Datei mit allen Firmen, Kontakten, Berichten, Aufgaben, Leads und Terminen Ihrer Firma – als Excel oder CSV. Er funktioniert auch im Zustand „nur lesen“.

In der App

Im Gerätebetrieb: Mehrere Firmen, Export und Sicherung. Mit Firmenserver exportiert Mehr › Export & Sicherung die Daten dieses Geräts als Excel/CSV.

Weiter: Team-Übersicht und Kundenkarte

Team-Übersicht und Kundenkarte

Für die Vertriebsleitung – Aktivität je Mitarbeiter, Wochenverlauf, fällige Kunden auf der Karte.

Team-Übersicht

Team-Übersicht (Recht „Team-Auswertung“, z. B. Rolle Vertriebsleitung) zeigt für den gewählten Zeitraum je Mitarbeiter:

Der Wochenverlauf zeigt Besuche (blau) und Leads (grün) je Woche. In der App finden Sie die Übersicht unter Mehr › Team-Übersicht.

Leads zuweisen

Am Lead ändern Sie Zuständig, um ihn einem Kollegen zu geben; mit Gebieten geschieht das bei neuen Firmen automatisch, siehe Vertriebsorganisation.

Kundenkarte

Kundenkarte zeigt alle Firmen mit Kartenposition in Ampelfarben: Besuch überfällig, In 14 Tagen fällig, Nicht fällig, Ohne Besuchsintervall.

• Nur fällige und bald fällige Kunden und Zuständig filtern.
• Klick auf einen Punkt › Firma öffnen.
• „n ohne Position“ › Positionen jetzt ermitteln sucht die Koordinaten aus den Adressen (über OpenStreetMap, nur Adresse, keine Namen).

Fällige Kunden

Fällige Kunden entspricht der Liste in der App, siehe Tour und fällige Kunden.

Weiter: Benutzer und Rollen

Benutzer und Rollen

Mitarbeiter anlegen, Rollen vergeben, Plätze im Blick behalten, Zugänge sperren und Zwei-Faktor zurücksetzen.

Die Benutzerverwaltung finden Sie unter Benutzer (Recht „Benutzer verwalten“, Rolle Administrator).

Benutzer anlegen

1. Neuer Benutzer.
2. E-Mail (zugleich Anmeldename), Name, Erstes Passwort (mindestens 12 Zeichen mit Groß- und Kleinbuchstaben und einer Ziffer) und optional die Sprache.
3. Rollen wählen (siehe Tabelle).
4. Benutzer anlegen. Teilen Sie dem Mitarbeiter Server-Adresse, E-Mail und erstes Passwort mit – am besten persönlich oder telefonisch, nicht im selben Kanal.
5. Der Mitarbeiter installiert die App, wählt Mit Firmenserver verbinden und ändert sein Passwort in der Weboberfläche unter Einstellungen.

Die Standardrollen

Ein Benutzer kann mehrere Rollen haben. Rollen ändern passt sie später an; die Änderung wirkt sofort, auch in der App.

Plätze

Oben steht „4 von 5 Plätzen belegt“. Aktive Benutzer belegen einen Platz, deaktivierte nicht. Sind alle Plätze belegt, lässt sich kein weiterer Benutzer anlegen oder reaktivieren – dann einen Benutzer deaktivieren oder ein größeres Paket wählen, siehe Lizenz in der Weboberfläche.

Mitarbeiter verlässt das Unternehmen

1. Deaktivieren – die Anmeldung ist sofort gesperrt, auch in der App; der Platz wird frei.
2. Kunden und Leads des Mitarbeiters einem Kollegen zuweisen (Feld Zuständig – oder per Gebiet, siehe Vertriebsorganisation.
3. Daten des Mitarbeiters bleiben erhalten. Deaktivierte anzeigen blendet ihn wieder ein; Reaktivieren gibt den Zugang zurück.

Zwei-Faktor zurücksetzen

Hat ein Mitarbeiter sein Handy mit der Authenticator-App verloren und keine Wiederherstellungscodes mehr, setzt 2FA zurücksetzen die Zwei-Faktor-Anmeldung zurück. Er richtet sie bei der nächsten Anmeldung neu ein.

Passwort vergessen

Mit eingerichtetem E-Mail-Versand nutzt der Mitarbeiter Passwort vergessen auf der Anmeldeseite. Ohne E-Mail-Versand setzt die Verwaltung das Passwort neu (auf dem Server: `python -m app.cli set-password --email …`, siehe Firmenserver.

Weiter: Vertriebsorganisation

Vertriebsorganisation

Wer sieht welche Firmen, Vertriebsgebiete nach PLZ, Teams mit Teamleitung, Handelsvertreter und Check-in-Standort.

Vertriebsorganisation (Recht „Benutzer verwalten“) bildet ab, wie Ihr Vertrieb aufgeteilt ist.

Welche Firmen sieht der Vertrieb?

Für Rollen mit „eigene“-Leserecht (z. B. Vertriebsmitarbeiter):

• Nur eigene (zugewiesene) Firmen – jeder sieht die Firmen, bei denen er Zuständig ist.
• Eigene und alle Firmen im eigenen Gebiet – zusätzlich alle Firmen in den PLZ-Bereichen seiner Gebiete.
• Alle Firmen.

Leads, Besuche und Kontakte folgen der Sichtbarkeit der Firma. Vertriebsleitung und Administratoren sehen immer alles.

Gebiete

1. Gebiet hinzufügen: Gebietsname (z. B. „Nord“), Land (ISO, z. B. DE, AT) und PLZ-Bereiche (z. B. 20000–25999, 27000–29999) – oder ganzes Land.
2. Zuständige eintragen: eigene Mitarbeiter oder eine Externe Person ohne Login (z. B. Handelsvertreter) mit Name/Firma und Verhältnis (eigener Außendienst, Handelsvertretung …).
3. Speichern. Überschneiden sich Bereiche, zeigt SalesDesk „überschneidet sich“.

Neue Firmen (auch aus der App und dem Import) bekommen automatisch den Zuständig laut Gebiet anhand der PLZ.

Teams

Neues Team, Teamname, Mitglieder mit Rolle im Team (Mitglied oder Teamleitung. Die Teamleitung sieht in der Team-Übersicht ihr Team.

Weitere Einstellungen

• Standort beim Check-in speichern – Standard aus; vorher mit Betriebsrat und Datenschutz klären.
• GPS-Standort und Kameradaten auch aus Originalfotos entfernen – Vorschaubilder sind immer ohne diese Angaben.

Weiter: Einstellungen

Einstellungen

Konto und Zwei-Faktor, Verkaufsphasen, Firmendesign, Dokument- und E-Mail-Vorlagen, Datenschutz, Microsoft 365 und Schnittstellen.

Einstellungen enthält oben Ihre persönlichen Einstellungen und darunter – je nach Recht – die Verwaltung.

Für alle: Konto

• Darstellung und Sprache der Oberfläche.
• Passwort ändern.
• Zwei-Faktor-Anmeldung einrichten: QR-Code mit einer Authenticator-App (z. B. Microsoft Authenticator) scannen, Code eingeben, Wiederherstellungscodes ausdrucken oder sicher speichern.
• Kalender-Abo für Outlook bzw. iPhone, siehe Aufgaben.
• Konto löschen – entfernt Ihr Benutzerkonto; Ihre fachlichen Einträge bleiben der Firma erhalten.

Verkaufsphasen

1. Verkaufsphasen: Bezeichnung, Reihenfolge, Wahrscheinlichkeit (%), Standard (neue Leads), Abgeschlossen und Gewonnen je Phase.
2. Phase hinzufügen für eigene Schritte, z. B. „Technische Klärung“ mit 35 %.
3. Nicht mehr benötigte Phasen auf inaktiv stellen statt löschen – vorhandene Leads behalten ihre Phase.

Die Wahrscheinlichkeiten bestimmen den gewichteten Wert, siehe Pipeline.

Firmendesign (CI)

Logo hochladen, Hauptfarbe, Akzentfarbe, Textfarbe, Hintergrund für Hervorhebungen, Schrift, Kopfzeile, Fußzeile (z. B. Impressum) und Absenderzeile für Dokumente. Die Kontrollen zeigen, ob die Kontraste reichen (mindestens 4,5 : 1). App und Weboberfläche erscheinen danach in Ihren Farben. Der Versionsverlauf stellt frühere Fassungen wieder her.

Dokument- und E-Mail-Vorlagen

• Dokumentvorlagen für PDF/Word-Exporte von Besuchsberichten und Listen.
• E-Mail-Vorlagen für Follow-up-Mails mit Platzhaltern, Sprache und Messe, siehe Follow-up-Mails.

Sicherheit und Datenschutz

• Zwei-Faktor-Pflicht für Verwaltungsrollen (Benutzer-, Rollen-, Schnittstellen- und Datenschutzverwaltung). Zum Einschalten zuerst die eigene Zwei-Faktor-Anmeldung einrichten.
• Aufbewahrungsfristen: gelöschte Datensätze (Kontakte anonymisieren, Anhänge löschen), E-Mail-Protokoll, fehlgeschlagene Anmeldungen, übriges Audit-Protokoll (mindestens 365 Tage). Leer = unbegrenzt. Die Vorschau zeigt, was eine Bereinigung jetzt beträfe.
• Anonymisieren einzelner Kontakte auf Anfrage einer betroffenen Person: am Kontakt Anonymisieren.

Microsoft 365

Anmeldung mit Microsoft, Kalender und E-Mail über Ihr Firmenkonto:

1. Im Microsoft Entra Admin Center eine App-Registrierung anlegen.
2. Bei Umleitungs-URI (Plattform „Web“) die Adresse eintragen, die SalesDesk unter Microsoft 365 anzeigt.
3. Einen geheimen Clientschlüssel erzeugen.
4. In SalesDesk Verzeichnis-ID (Mandanten-ID), Anwendungs-ID (Client-ID) und den Wert des geheimen Schlüssels eintragen, Anmeldung mit Microsoft anbieten einschalten und speichern.
5. Optional neue Mitarbeiter bei der ersten Microsoft-Anmeldung automatisch anlegen (belegt einen Platz).

Schnittstellen

• API-Schlüssel: Bezeichnung, Handelt als Benutzer (am besten ein Benutzer mit Rolle Schnittstelle), Zugriff Lesen oder Lesen und Schreiben, Gültig (Tage). Schlüssel erzeugen – der Schlüssel ist nur jetzt sichtbar. Sperren beendet ihn sofort.
• Webhooks: Ziel-Adresse (https) und Ereignisse wählen, Webhook anlegen, das Signaturgeheimnis sicher speichern, mit Testen prüfen. Geheimnis erneuern und Pausieren jederzeit möglich.
• Die Beschreibung der Schnittstelle steht in der Dokumentation (docs/api.md, docs/integration.md) des Servers.

Weiter: Produkte und Hersteller

Produkte und Hersteller

Die Liste für „Interesse an“ pflegen – Hersteller, Gruppen und Produkte mit Strichcode.

Die Produktliste erscheint bei Leads und Besuchen unter Interesse an bzw. Besprochen. Hersteller und Produktgruppen genügen für die schnelle Erfassung; einzelne Produkte mit Artikelnummer sind optional.

In der App (Gerätebetrieb)

Mehr › Produkte & Hersteller: Einträge hinzufügen, Umbenennen, Ausblenden (bleibt in alten Einträgen erhalten) und Wieder einblenden.

In der Weboberfläche

Produkte & Hersteller (Recht „Produkte verwalten“):

1. Neu: Name, Hersteller, Produktgruppe, Produktnummer (für den Scan per Strichcode), optional Beschreibung.
2. Viele Produkte übernehmen Sie per Excel über den Import bzw. legen sie einzeln an.
3. Nicht mehr geführte Produkte deaktivieren – sie verschwinden aus der Auswahl, bleiben aber in vorhandenen Leads sichtbar.

In der App wählt Produkt scannen am Lead ein aktives Produkt anhand der Produktnummer.

Weiter: Lizenz in der Weboberfläche

Lizenz in der Weboberfläche

Testzeitraum, Lizenzdatei hochladen, Store-Abo, Plätze und was bei „nur lesen“ zu tun ist.

Lizenz zeigt Stand, Stufe, Quelle (Testzeitraum, Lizenzdatei, IKS-Hauslizenz, App Store / Google Play), Plätze, Gültig bis und die enthaltenen Funktionen. SalesDesk-Stufen vergleicht alle Stufen.

Lizenzdatei hinterlegen (Direktvertrieb)

1. Sie erhalten von IKS eine Lizenzdatei (Textdatei, beginnt mit „-----BEGIN SALESDESK LICENSE-----“).
2. Lizenz › Datei hochladen wählen – oder den Inhalt in das Textfeld einfügen und Lizenz hinterlegen.
3. SalesDesk prüft die Signatur ohne Internet. Erfolgreich: „Lizenz hinterlegt“, Stand Lizenziert.

Mögliche Meldungen: falsche oder veränderte Datei, Lizenz gehört zu einem anderen Server (Adresse), Lizenz wird bereits von einer anderen Firma genutzt, zu wenige Plätze für die aktiven Benutzer (vorher Benutzer deaktivieren).

Store-Abo (Team-Server aus der App)

Wer das Team-Server-Abo in der App abgeschlossen hat, meldet sich mit dieser App als Verwaltung an – die App überträgt das Abo automatisch. Die Seite zeigt dann Plattform und Produkt, bei Testkäufen „Testkauf“. Store-Abo vom Server entfernen löst die Verbindung (die App überträgt es beim nächsten Start erneut, solange es läuft). Eine Lizenzdatei hat immer Vorrang vor dem Store-Abo.

Zeitstrahl einer Lizenz

1. Testzeitraum: 30 Tage ab Installation bzw. erstem Update mit allen Funktionen. Oben erscheint ab wenigen Tagen vor Ende ein Hinweis.
2. Lizenziert bis zum Ablaufdatum.
3. Kulanzzeit: 14 Tage nach Ablauf läuft alles weiter, mit Hinweis.
4. Nur lesen: Lesen, Export, Anmeldung, Konto und das Hochladen einer Lizenz funktionieren weiter; Änderungen sind gesperrt. In der App bleiben Änderungen wartend, bis die Lizenz erneuert ist.

Weiter: Firmenserver installieren und betreiben

Firmenserver installieren und betreiben

Voraussetzungen, Installation in Schritten, erste Einrichtung, Updates, Sicherung und Wiederherstellung, mehrere Firmen auf einem Server.

Der Firmenserver ist die Software für Teams, die ihre Daten im eigenen Haus oder bei ihrem Hoster haben möchten. Download und Prüfsumme: Download-Bereich. In der App: Mehr › Firmenserver.

Voraussetzungen

• Linux-Server (Ubuntu, Debian, AlmaLinux, Rocky) mit Root-Zugang per SSH. Ein reines Webhosting-Paket genügt nicht.
• Empfohlen 4 vCPU, 8 GB RAM, 80 GB SSD; für kleine Teams 2 vCPU und 4 GB.
• Eine (Sub-)Domain, z. B. salesdesk.ihre-firma.de, mit DNS-A-Eintrag auf die IP des Servers.
• Docker wird vom Installationsprogramm eingerichtet. Plesk wird erkannt und mit eingerichtet (Subdomain, Let's Encrypt, Weiterleitung).

Installation

1. DNS: beim Domainverwalter den A-Eintrag anlegen und warten, bis `nslookup salesdesk.ihre-firma.de` die Server-IP liefert.
2. Datei laden und prüfen – per SSH auf dem Server: `curl -fLO https://salesdesk-app.iks-solutions.com/download/files/salesdesk-installer-latest.sh` und die Prüfsumme mit `sha256sum` mit der auf der Download-Seite vergleichen.
3. Starten: `sudo bash salesdesk-installer-latest.sh`
4. Fragen beantworten: - Adresse (z. B. salesdesk.ihre-firma.de) - Datenbank: 1 eingebaut (empfohlen) oder 2 vorhandener PostgreSQL-Server - Erster Administrator: 1 jetzt im Terminal (Firmenname, E-Mail, Name, Passwort) oder 2 später im Browser mit Einrichtungsschlüssel
5. Das Programm baut und startet SalesDesk (beim ersten Mal 5–15 Minuten), richtet Zertifikat, Weiterleitung, tägliche Sicherung und den Update-Dienst ein und zeigt am Ende FERTIG mit der Adresse.
6. Geheimnisse sichern: Kopieren Sie die Datei `/opt/salesdesk/deploy/prod.env` in Ihren Passwort-Tresor. Ohne sie sind Sicherungen nicht nutzbar.

Erste Einrichtung im Browser

1. Adresse öffnen und als Administrator anmelden (bzw. bei Variante 2 den Einrichtungsschlüssel eingeben und Firma und Administrator anlegen).
2. Einstellungen: Zwei-Faktor einrichten, Firmendesign, Verkaufsphasen prüfen – siehe Einstellungen.
3. Vertriebsorganisation: Sichtbarkeit und Gebiete – siehe Vertriebsorganisation.
4. Bestandsdaten übernehmen: Import.
5. Benutzer anlegen – siehe Benutzer und Rollen.
6. Lizenz: Der Server läuft 30 Tage zum Testen. Danach Team-Server-Abo in der App oder Lizenzdatei, siehe Lizenz in der Weboberfläche.

Updates

• Updates zeigt die installierte Version. Update-Paket hochladen (salesdesk-update-….tar.gz), mit Ihrem Passwort bestätigen, Update einspielen. Der Update-Dienst sichert vorher automatisch und startet SalesDesk neu.
• Alternativ die neue Installationsdatei erneut ausführen – eine vorhandene Installation wird erkannt, gesichert und aktualisiert; Daten und Einstellungen bleiben.

Sicherung und Wiederherstellung

• Täglich um 02:00 sichert der Server Datenbank und Dateien nach `/srv/backup/salesdesk` (Prüfsummen inklusive). Kopieren Sie die Sicherungen zusätzlich auf ein anderes System.
• Verschlüsselte Sicherungen: in `prod.env` `BACKUP_GPG_RECIPIENT` auf einen GPG-Schlüssel setzen.
• Wiederherstellen mit `scripts/restore.sh` – Ablauf in docs/backup-restore.md. Prüfen Sie die Wiederherstellung einmal im Quartal auf einem Testsystem.
• Eine SQL-Sicherung auf Knopfdruck lädt der Server-Admin unter Server herunter.

Mehrere Firmen auf einem Server

Unter Server (nur Server-Admin) legen Sie weitere Firmen mit eigenem Administrator an, sperren oder benennen sie um und sehen die Datenbank. Jede Firma hat getrennte Daten und braucht eine eigene Lizenz.

Kommandozeile (für die IT)

Im Ordner `/opt/salesdesk`, z. B. `docker compose -f deploy/docker-compose.plesk.yml --env-file deploy/prod.env exec api python -m app.cli set-password --email name@firma.de` setzt ein Passwort neu. Weitere Befehle: `create-org`, `apply-retention`, `purge-exports`.

Weiter: SalesDesk Cloud

SalesDesk Cloud

Firma in der Cloud anlegen, Mitarbeiter einrichten, Paket ändern, Abo-Ende und Löschfristen, kündigen und löschen.

Die SalesDesk Cloud ist für Firmen ohne eigenen Server. IKS betreibt sie in einem Rechenzentrum in Deutschland; Sie verwalten Ihre Firma und Mitarbeiter selbst. Adresse für Browser und App: cloud.iks-solutions.com. Es gelten die Cloud-Bedingungen und der Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Firma anlegen

1. SalesDesk installieren und öffnen. Auf dem Startbildschirm Firma in der Cloud anlegen wählen – oder im Gerätebetrieb Mehr › Lizenz & Stufen › SalesDesk Cloud.
2. Name der Firma, Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse (Ihre Anmeldung) und ein Passwort (mindestens 12 Zeichen mit Groß- und Kleinbuchstaben und einer Ziffer) eingeben.
3. Nutzer (5, 10 oder 25) und Abrechnung (monatlich oder jährlich) wählen. Der Preis erscheint darunter.
4. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung und die Cloud-Bedingungen lesen und das Kästchen bestätigen. Sie schließen den Vertrag damit für Ihre Firma ab; Zeitpunkt und Fassung werden gespeichert.
5. Abonnieren und Firma anlegen – der App Store bzw. Google Play fragt nach der Bestätigung des Kaufs.
6. SalesDesk legt Ihre Firma an und meldet Sie direkt an. Sie sind Administrator Ihrer Firma.

Einrichten im Browser

1. https://cloud.iks-solutions.com öffnen und mit E-Mail und Passwort anmelden.
2. Zwei-Faktor für Ihr Konto einrichten und für Verwaltungsrollen verlangen – siehe Einstellungen.
3. Firmendesign, Verkaufsphasen, Sichtbarkeit und Gebiete festlegen – siehe Einstellungen und Vertriebsorganisation.
4. Bestandsdaten per Import übernehmen.

Mitarbeiter anlegen

Benutzer › Neuer Benutzer – wie in Benutzer und Rollen. Die Mitarbeiter laden die kostenlose App, wählen auf dem Startbildschirm Schon eine Cloud-Firma? Anmelden und melden sich mit ihrer E-Mail und dem ersten Passwort an. Die Server-Adresse ist dabei schon eingetragen.

Paket vergrößern oder Laufzeit ändern

In der App als Administrator: Mehr › Lizenz & Stufen › SalesDesk Cloud, neues Paket wählen, Cloud-Abo abschließen. Apple bzw. Google rechnen den Wechsel anteilig ab; die neuen Plätze stehen danach sofort bereit. Kündigen oder die Laufzeit ändern Sie unter Abos verwalten.

Wenn das Abo endet

Ein neues Abo vor der Löschung schaltet sofort wieder frei – nichts geht verloren. Vor dem Abo-Ende sichern Sie Ihre Daten mit Alle Daten exportieren unter Exporte.

Firma kündigen und löschen

1. Store-Abo kündigen: in der App Mehr › Lizenz & Stufen › Abos verwalten bzw. in den Einstellungen Ihres Apple- oder Google-Kontos.
2. Daten exportierenExporte › Alle Daten exportieren.
3. Lizenz › Firma kündigen und löschen: zur Bestätigung den Firmennamen eingeben, Löschung beantragen.
4. Die Löschung erfolgt nach 7 Tagen. Bis dahin können Sie sie mit Löschung zurücknehmen widerrufen.

Datenschutz

IKS verarbeitet Ihre Inhalte nur in Ihrem Auftrag. Die Plattform-Verwaltung sieht Firmenname, Abo-Stand, Benutzerzahl und Speicherbedarf – keine Kontakte, Leads oder Berichte. Die Datenbank trennt die Firmen zusätzlich auf Zeilenebene. Details: Datenschutzerklärung.

Für IKS: Plattform-Übersicht

Server-Administratoren der Cloud sehen unter Cloud-Plattform alle Firmen mit Abo, Plätzen, Stand, Abo-Ende, Löschdatum und Speicher sowie das Löschprotokoll.

Weiter: Probleme und Lösungen

Probleme und Lösungen

Die häufigsten Stolpersteine – Anmeldung, Abgleich, Kamera, Mikrofon, Karte, Lizenz und Käufe – und was hilft.

Anmeldung

Abgleich

Kamera, Mikrofon, Standort, Mitteilungen

Wurde eine Berechtigung abgelehnt, erlauben Sie sie in den Einstellungen des Geräts unter SalesDesk. Danach SalesDesk neu öffnen.

Visitenkarte wird schlecht erkannt

Karte flach auf einen ruhigen Untergrund legen, gute Beleuchtung, keine Spiegelung. Glänzende oder sehr kleine Schrift notfalls diktieren.

Diktat erkennt wenig

Ruhige Umgebung, deutlich und in ganzen Sätzen sprechen, Stichworte am Satzanfang („Ergebnis …“). Steht „Erkennung über Apple (Internet)“, braucht die Erkennung Netz.

Kunden fehlen auf der Karte

„Positionen jetzt ermitteln“ tippen. Bleiben Firmen ohne Position, Adresse prüfen: Straße mit Hausnummer, PLZ, Ort und Land (DE).

Kauf oder Abo wird nicht angezeigt

1. Mehr › Lizenz & Stufen › Käufe wiederherstellen.
2. Sind Sie mit demselben Apple- bzw. Google-Konto angemeldet wie beim Kauf?
3. Team-Server: Melden Sie sich mit der App, mit der Sie gekauft haben, als Verwaltung am Server an – erst dann wird das Abo übertragen.

Alle Plätze belegt

Unter Benutzer einen nicht mehr benötigten Benutzer deaktivieren oder ein größeres Paket wählen.

Weiter: Hilfe und Kontakt

Hilfe und Kontakt

Wo Sie weitere Hilfe bekommen und was Sie bei einer Anfrage angeben sollten.

Zuerst

• Mit Firmenserver oder Cloud: Ihre interne Verwaltung kennt Ihre Einrichtung am besten.
• Diese Anleitung gibt es in der App unter Mehr › Hilfe & Anleitung, in der Weboberfläche unter Hilfe und auf der Webseite unter https://salesdesk-app.iks-solutions.com/anleitung/.

SalesDesk-Support

Ingenieur-Kontor-Sottrum GmbH, Hertzstraße 3, 27367 Sottrum Telefon 04264 8390-0 · E-Mail info@iks-sottrum.de

Bitte angeben:

1. App-VersionMehr ganz unten) bzw. Server-VersionUpdates,
2. Gerät und Betriebssystem,
3. was Sie getan haben, was passiert ist und was Sie erwartet hätten,
4. ggf. ein Bildschirmfoto – ohne vertrauliche Kundendaten.

Rechtliches

Impressum · Datenschutz · Nutzungsbedingungen · Barrierefreiheit