Datenschutzerklärung App und Firmenserver

Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten bei der Nutzung der App „SalesDesk“ (iPhone, iPad, Android) und der Server-Software „SalesDesk-Firmenserver“ verarbeitet werden, wer dafür verantwortlich ist und welche Rechte Sie haben.

1. Anbieter der App und der Software

Ingenieur-Kontor-Sottrum GmbH (IKS)
Hertzstraße 3, 27367 Sottrum
Vertreten durch die Geschäftsführer Achim Grodd und Thorben Behrend
Telefon 04264 8390-0, E-Mail info@iks-sottrum.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt (siehe Datenschutzerklärung der Webseite).

2. Das Wichtigste: Wer hat Ihre Daten?

SalesDesk lässt sich auf drei Arten nutzen. Im Gerätebetrieb und mit eigenem Firmenserver erhält IKS keine Kontakte, Leads, Besuchsberichte oder sonstigen Inhalte, die Sie erfassen. In der SalesDesk Cloud verarbeitet IKS diese Inhalte ausschließlich im Auftrag Ihres Unternehmens.

Nutzungsart	Wo die Daten liegen	Wer verantwortlich ist
Nur auf diesem Gerät (Free, Pro)	ausschließlich auf Ihrem Gerät	Sie selbst bzw. Ihr Unternehmen
Mit Firmenserver (Team-Server)	auf dem Server, den Ihr Unternehmen betreibt; eine Arbeitskopie auf dem Gerät	das Unternehmen, das den Server betreibt (in der Regel Ihr Arbeitgeber)
SalesDesk Cloud	Server von IKS in einem Rechenzentrum in Deutschland; eine Arbeitskopie auf dem Gerät	Ihr Unternehmen; IKS als Auftragsverarbeiter mit AV-Vertrag (Abschnitt 3.6)

Nutzen Sie SalesDesk mit einem Firmenserver, richten Sie Fragen zu den dort gespeicherten Daten bitte an den Betreiber dieses Servers. Er ist Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. IKS hat auf selbst betriebene Firmenserver keinen Zugriff.

3. Welche Daten die App verarbeitet

3.1 Inhalte, die Sie erfassen

Firmen, Kontakte, Leads, Besuchsberichte, Aufgaben, Termine, Fragebögen, Fotos und Anhänge. Sie werden in einer Datenbank auf dem Gerät gespeichert, die durch die Verschlüsselung des Betriebssystems geschützt ist. Mit Firmenserver werden sie zusätzlich verschlüsselt (HTTPS) an die Serveradresse übertragen, die Sie bei der Anmeldung angeben – an keinen anderen Server.

3.2 Anmeldedaten (nur mit Firmenserver)

Serveradresse, E-Mail-Adresse und ein Anmeldeschlüssel (Token). Das Passwort wird nicht auf dem Gerät gespeichert. Der Anmeldeschlüssel liegt im geschützten Schlüsselbund (iOS Keychain bzw. Android Keystore).

3.3 Berechtigungen auf dem Gerät

SalesDesk fragt Berechtigungen erst, wenn Sie die jeweilige Funktion nutzen. Sie können jede Berechtigung in den Systemeinstellungen wieder entziehen.

Berechtigung	Wofür	Was mit den Daten geschieht
Kamera	Visitenkarten fotografieren, QR- und Strichcodes scannen, Fotos zu Besuchen	Texterkennung auf dem Gerät; Fotos nur gespeichert, wenn Sie sie anhängen
Fotos	Bilder aus der Mediathek anhängen	nur die ausgewählten Bilder
Mikrofon und Spracherkennung	Diktieren	siehe 3.4
Standort (beim Verwenden)	Check-in beim Kunden, Kunden in der Nähe, Tourplanung	bleibt im Gerätebetrieb auf dem Gerät; mit Firmenserver wird nur der Check-in-Ort am Besuchsbericht gespeichert
Kontakte	Kontakt in das Adressbuch des Geräts speichern (über den Dialog des Systems)	nur der Kontakt, den Sie speichern; SalesDesk liest das Adressbuch nicht aus
Kalender	Termin in den Gerätekalender eintragen (über den Dialog des Systems)	nur auf Ihre Anweisung; SalesDesk liest den Kalender nicht aus
Mitteilungen	Erinnerungen an fällige Aufgaben	lokal auf dem Gerät geplant, kein Push-Dienst
NFC (Android/iPhone)	Visitenkarten mit NFC lesen	nur beim Scannen

Den Standort im Hintergrund fragt SalesDesk nicht ab.

3.4 Dienste des Betriebssystems

Einige Funktionen nutzen Dienste von Apple bzw. Google, die Teil des Betriebssystems sind. SalesDesk übermittelt dabei nichts an IKS.

• Spracherkennung: Unterstützt Ihr Gerät die Erkennung auf dem Gerät, nutzt SalesDesk ausschließlich diese (Anzeige „auf dem Gerät“). Andernfalls verarbeitet Apple bzw. Google die Sprachaufnahme auf eigenen Servern (Anzeige „online“). SalesDesk speichert keine Tonaufnahmen, nur den übernommenen Text.
• Texterkennung (Visitenkarten, Handschrift): ausschließlich auf dem Gerät.
• Adresssuche und Karte: Um Kunden auf der Karte zu zeigen, übergibt SalesDesk die Firmenadresse (Straße, PLZ, Ort, Land) an den Kartendienst des Betriebssystems (Apple Maps bzw. Google Maps). Namen von Firmen oder Personen werden dabei nicht übermittelt.
• Navigation: Wenn Sie „Route“ antippen, wird die Zieladresse an die von Ihnen gewählte Navigations-App übergeben.
• E-Mail: Follow-up-Mails öffnet SalesDesk in Ihrer Mail-App; versendet wird von dort.

Für diese Dienste gelten die Datenschutzbestimmungen von Apple (apple.com/de/legal/privacy) bzw. Google (policies.google.com/privacy).

3.5 Käufe im App Store bzw. bei Google Play

Pro und Team-Server werden über den App Store bzw. Google Play gekauft. Bezahlung, Rechnung, Kündigung und Erstattung wickeln Apple bzw. Google ab; IKS erhält keine Zahlungsdaten und keine Namen. Von Apple bzw. Google erhalten wir zusammengefasste Verkaufsberichte (zum Beispiel Anzahl, Land, Produkt).

Die App prüft auf dem Gerät, ob ein gültiger Kauf besteht. Beim Team-Server-Abo übergibt die App des Käufers den von Apple bzw. Google signierten Kaufnachweis an den Firmenserver, an dem er sich als Verwaltung anmeldet. Dieser Nachweis enthält Produkt, Kauf- und Ablaufdatum sowie eine Transaktionsnummer, aber keinen Namen und keine Zahlungsdaten. Er wird nur auf diesem Firmenserver gespeichert.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Vertrags über den Kauf).

3.6 SalesDesk Cloud

Legen Sie Ihre Firma in der SalesDesk Cloud an, gilt zusätzlich:

• Inhalte (Firmen, Kontakte, Leads, Berichte, Anhänge, Benutzerkonten) verarbeitet IKS als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO im Auftrag Ihres Unternehmens. Grundlage ist der Vertrag zur Auftragsverarbeitung, den die anlegende Person beim Anlegen der Firma abschließt (salesdesk-app.iks-solutions.com/av-vertrag/). Verantwortlich ist Ihr Unternehmen.
• Vertrags- und Kontodaten der anlegenden Person (Firmenname, Name, E-Mail-Adresse, Zeitpunkt der Zustimmung zum AV-Vertrag) und der Kaufnachweis verarbeitet IKS als Verantwortlicher zur Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und für gesetzliche Nachweispflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
• Abo-Meldungen: Apple teilt dem Cloud-Server Verlängerungen, Kündigungen und Erstattungen mit (Transaktionsnummer, Produkt, Datum, keine Namen).
• E-Mails: Passwort-Links und Erinnerungen zum Abo-Ende verschickt der Cloud-Server über ein Postfach von IKS.
• Ort: ausschließlich Deutschland (Alfahosting GmbH, Halle (Saale), als Unterauftragsverarbeiter).
• Speicherdauer: Nach Abo-Ende bleiben die Daten 180 Tage lesbar und exportierbar, dann werden sie gelöscht; aus Sicherungen nach weiteren 30 Tagen. Auf Antrag der Verwaltung nach sieben Tagen.
• Server-Protokolle des Cloud-Servers (IP-Adresse, Zeit, Adresse der Anfrage) werden zur Sicherheit höchstens 14 Tage gespeichert (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3.7 Keine Analyse, keine Werbung

SalesDesk enthält keine Analyse-, Absturzmelde-, Tracking- oder Werbebibliotheken. Es gibt keine Werbe-ID-Nutzung und kein geräteübergreifendes Tracking.

4. Firmenserver: Hinweise für Betreiber

Unternehmen, die einen SalesDesk-Firmenserver betreiben, sind für die dort verarbeiteten Daten verantwortlich. Für die Information ihrer Mitarbeiter und Kunden (Art. 13, 14 DSGVO) sind folgende Funktionen relevant:

• Kundenkarte und Adresssuche in der Weboberfläche: Der Server ruft Kartenausschnitte bei OpenStreetMap ab und sucht Positionen zu Adressen über den Dienst Nominatim (OpenStreetMap Foundation, Vereinigtes Königreich). Übermittelt werden nur Kachelkoordinaten bzw. Adressen, keine Namen. Abschaltbar über die Server-Einstellungen MAP_TILE_URL und MAP_GEOCODER_URL.
• Microsoft 365 (optional): Anmeldung, Kalender und E-Mail über Microsoft, nur wenn der Betreiber es einrichtet.
• E-Mail-Versand über den vom Betreiber eingetragenen Mailserver.
• Schnittstellen und Webhooks nur, wenn der Betreiber sie einrichtet.
• Check-in mit Standort, Team-Übersicht und Aktivitätsprotokoll können Rückschlüsse auf Leistung und Verhalten von Mitarbeitern zulassen. Vor der Einführung sind ggf. der Betriebsrat (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG) zu beteiligen und die Mitarbeiter zu informieren.
• Aufbewahrung und Löschung: Fristen für Papierkorb, Protokolle und inaktive Kontakte stellt der Betreiber unter „Einstellungen › Sicherheit und Datenschutz“ ein.
• Lizenzprüfung und Katalog: Die Lizenz wird ohne Verbindung zu IKS geprüft. Ist eine Katalog-Adresse eingetragen, ruft der Server einmal täglich die signierte Preis- und Funktionsliste von der SalesDesk-Webseite ab; dabei werden nur die üblichen Verbindungsdaten (IP-Adresse des Servers) übertragen.

5. Speicherdauer und Löschung

• Gerätebetrieb: Die Daten bleiben gespeichert, bis Sie sie in der App löschen, eine Firma unter „Firmen & Konten“ entfernen oder die App deinstallieren.
• Firmenserver: Ihr Konto können Sie in der App unter „Mehr › Konto löschen“ selbst löschen. Inhalte, die Sie für Ihr Unternehmen erfasst haben, verbleiben nach dessen Vorgaben auf dem Server.
• Kaufnachweis: bis das Abo endet bzw. der Betreiber ihn entfernt.

6. Ihre Rechte

Sie haben die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit (Art. 15–20 DSGVO) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Für Daten auf einem Firmenserver oder in einer Cloud-Firma wenden Sie sich an das jeweilige Unternehmen (Verantwortlicher); IKS unterstützt es dabei. Für Fragen zur App selbst erreichen Sie IKS unter der Adresse in Abschnitt 1.

Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, für IKS bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover.

7. Kinder

SalesDesk ist ein Werkzeug für die berufliche Nutzung und richtet sich nicht an Kinder.

8. Änderungen

Ändern sich Funktionen der App, passen wir diese Erklärung an. Es gilt die jeweils unter salesdesk-app.iks-solutions.com/datenschutz-app/ veröffentlichte Fassung.

Stand: 1. November 2026 (App 1.11, Server 0.20)