SalesDesk

Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Cloud)

zwischen dem Unternehmen, das die Firma in der SalesDesk Cloud anlegt („Verantwortlicher“), und der Ingenieur-Kontor-Sottrum GmbH, Hertzstraße 3, 27367 Sottrum („Auftragsverarbeiter“).

Dieser Vertrag wird beim Anlegen der Firma in der SalesDesk-App elektronisch geschlossen und ist Bestandteil der Bedingungen für die SalesDesk Cloud (Hauptvertrag).

§ 1 Gegenstand und Dauer

(1) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen, um die SalesDesk Cloud bereitzustellen (Speicherung, Abgleich mit der App, Weboberfläche, Export, Sicherung, Löschung).

(2) Die Laufzeit entspricht der des Hauptvertrags einschließlich der Löschfristen nach dessen Ende (§ 8).

§ 2 Art, Zweck und Betroffene

(1) Datenarten: Kontaktdaten von Geschäftspartnern (Name, Firma, Funktion, Telefon, E-Mail, Anschrift), Inhalte von Besuchsberichten, Leads, Aufgaben und Terminen, Fotos und Anhänge, Benutzerdaten der Mitarbeiter (Name, E-Mail, Rolle, Anmelde- und Änderungsprotokolle), bei Nutzung des Check-ins Standortangaben.

(2) Betroffene: Mitarbeiter des Verantwortlichen, Ansprechpartner von Kunden, Interessenten und Lieferanten.

(3) Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) sind nicht Gegenstand der Verarbeitung; der Verantwortliche erfasst solche Daten nicht.

§ 3 Weisungen

(1) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, er ist gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet (Art. 28 Abs. 3 lit. a DSGVO). Die Weisungen sind abschließend in diesem Vertrag, im Hauptvertrag und durch die Bedienung der Software (z. B. Löschen, Export, Aufbewahrungsfristen) festgelegt.

(2) Weisungsberechtigt sind die Benutzer mit Verwaltungsrechten. Weitere Weisungen erfolgen in Textform an info@iks-sottrum.de.

(3) Hält der Auftragsverarbeiter eine Weisung für rechtswidrig, weist er den Verantwortlichen unverzüglich darauf hin.

§ 4 Vertraulichkeit

Der Auftragsverarbeiter setzt nur Beschäftigte ein, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind (Art. 28 Abs. 3 lit. b DSGVO).

§ 5 Technische und organisatorische Maßnahmen

Der Auftragsverarbeiter trifft die Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, die in Anlage 2 beschrieben sind. Er darf sie weiterentwickeln, sofern das Schutzniveau nicht unterschritten wird.

§ 6 Unterauftragsverarbeiter

(1) Der Verantwortliche genehmigt die in Anlage 1 genannten Unterauftragsverarbeiter.

(2) Über beabsichtigte Änderungen informiert der Auftragsverarbeiter die Verwaltung des Verantwortlichen mindestens 30 Tage vorher per E-Mail. Der Verantwortliche kann aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen und den Hauptvertrag dann außerordentlich kündigen.

(3) Der Auftragsverarbeiter verpflichtet Unterauftragsverarbeiter vertraglich in gleicher Weise.

§ 7 Unterstützung des Verantwortlichen

(1) Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen bei der Erfüllung der Rechte der Betroffenen (Art. 12–22 DSGVO). Die Software bietet dazu Export, Berichtigung, Anonymisierung und Löschung.

(2) Er unterstützt bei den Pflichten nach Art. 32–36 DSGVO und meldet Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, möglichst innerhalb von 24 Stunden nach Bekanntwerden.

§ 8 Löschung und Rückgabe

(1) Während der Laufzeit kann der Verantwortliche jederzeit alle Daten exportieren.

(2) Nach Ende des Hauptvertrags bleiben die Daten 180 Tage lesbar und exportierbar; danach löscht der Auftragsverarbeiter sie automatisch, aus den Sicherungen spätestens 30 Tage später. Beantragt der Verantwortliche die Löschung selbst, erfolgt sie nach sieben Tagen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Auftragsverarbeiters bleiben unberührt.

§ 9 Nachweise und Kontrollen

Der Auftragsverarbeiter stellt die zum Nachweis der Pflichten erforderlichen Informationen zur Verfügung und ermöglicht Überprüfungen nach vorheriger Abstimmung (Art. 28 Abs. 3 lit. h DSGVO).

§ 10 Ort der Verarbeitung

Die Verarbeitung findet ausschließlich in Deutschland statt. Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt nicht.

§ 11 Haftung und Schlussbestimmungen

Es gilt Art. 82 DSGVO. Im Übrigen gelten die Regelungen des Hauptvertrags.

Anlage 1: Unterauftragsverarbeiter

Unternehmen Leistung Ort
Alfahosting GmbH, Halle (Saale) Rechenzentrum, Server, Speicher, Sicherungen Deutschland
Anbieter des IKS-Postfachs für Systemmails Versand von Passwort-Links und Erinnerungen [[Ort ergänzen]]

Apple und Google sind für die Zahlungsabwicklung eigenständig Verantwortliche und keine Unterauftragsverarbeiter.

Anlage 2: Technische und organisatorische Maßnahmen

Anlage 3: Support-Zugriff auf selbst betriebene Firmenserver

Erhält IKS im Einzelfall Zugriff auf einen vom Kunden selbst betriebenen Firmenserver (z. B. zur Fehlersuche), gelten §§ 1–11 entsprechend für die Dauer des Zugriffs. Gegenstand ist dann nur die Einsicht und Fehlerbehebung; Unterauftragsverarbeiter werden nicht eingesetzt.

Stand: 1. November 2026